SISTEM PELAKSANAAN, PEMANTAUAN DAN

PENGAWASAN

Diajukan untuk Memenuhi Tugas

Mata Kuliah  Manajemen Strategik Pendidikan

 Dosen Pengampu:

Dr. Sri Setyowati, M.Pd

 

Oleh:

........................................

UNIVERSITAS NEGERI SURABAYA

PROGRAM PASCASARJANA

PROGRAM STUDI MANAJEMEN PENDIDIKAN

2014

ABSTRAK

       Pengukuran kinerja merupakan alat yang bermanfaat, karena melalui pengukuran kinerja dapat dilakukan proses penilaian terhadap pencapaian tujuan yang sudah ditetapkan, dan pengukuran kinerja dapat memberikan penilaian (justifikasi) yang objektif dalam pengambilan keputusan organisasi.

Strategi bersifat menerjemahkan pemikiran (rencana) kepada tindakan operasional sehari-hari dari seluruh komponen organisasi karena memperjelas makna dan hakikat renstra, antisipasi keadaan/lingkungan yang akan datang, memberikan arah dan dorongan kepada pelaksana, memberikan kesatuan pandang dan merupakan alternatif cara yang terbaik dalam mencapai tujuan, mempermudah pengelolaan organisasi berdasarkan kemampuan internal organisasi.

       Pemantauan adalah proses untuk mengetahui adanya kesesuaian atau penyimpangan antara pelaksanaan dengan rencana dalam rangka mencapai tujuan atau sasaran organisasi. Pengawasan diselenggarakan secara sistematis dan objektif dengan maksud untuk membantu masing-masing unit kerja organisasi supaya dapat melaksanakan tugasnya secara efektif.

Kata kunci : sistem pelaksanaan, pemantauan, pengawasan

BAB I

PENDAHULUAN

     

       Pencapaian tujuan organisasi diperlukan alat yang berperan sebagai akselerator dan dinamisator sehingga tujuan dapat tercapai secara efektif dan efisien. Sejalan dengan hal tersebut, strategi diyakini sebagai alat untuk mencapai tujuan. Proses yang berkesinambungan dimulai dari perumusan strategi, dilanjutkan dengan pelaksanaan kemudian bergerak ke arah suatu peninjauan kembali dan penyempurnaan strategik tersebut, karena keadaan di dalam dan di luar perusahaan/organisasi yang selalu berubah.

       Proses manajemen strategik adalah cara yang akan dilakukan para penyusun strategi menentukan tujuan-tujuan dan juga membuat keputusan-keputusan strategik. Keputusan strategik adalah juga alat untuk mencapai tujuan. Implikasi dari berbagai paradigma baru ialah makin pentingnya penguasaan berbagai teori manajemen strategik dan menerapkannya secara tepat dalam mengelola organisasi.

       Strategi harus bersifat menyeluruh dan terpadu. Strategi dimulai dengan konsep penggunaan sumber daya organisasi secara paling efektif dalam lingkungan yang berubah-ubah. Strategi harus dilaksanakan secara efektif, sehingga rencana strategi harus dipadukan dengan masalah operasional. Dengan kata lain kemungkinan berhasil diperbesar oleh kombinasi perencanaan strategi yang baik dengan pelaksanaan strategi yang baik pula (Glueck & Jauch, 1997:12-13)

BAB II

PEMBAHASAN

A.    Evaluasi program dan kebijakan

       Evaluasi terhadap program hanya dilakukan untuk mencari jawaban akan outcome yang dihasilkan, sedangkan evaluasi terhadap kebijakan mungkin saja sampai dampak (impact) yang terjadi. Tahapan-tahapan dalam evaluasi program meliputi :

1.      Analisis logika program

2.      Desain evaluasi

3.      Penyusunan desain evaluasi serta strategi pengumpulan dan analisis data.

 Unsur penting dalam menyusun desain evaluasi :

1.      Jenis informasi yang dibutuhkan

2.      Jenis pembandingan yang digunakan

3.      Ukuran dan komposisi sampel yang digunakan

       Fungsi evaluasi kebijakan publik :

1.      Kejelasan

Hasil evaluasi dapat memberikan gambaran realitas pelaksanaan kebijakan dan program serta pola hubungan antar berbagai dimensi realitas yang diamati, sehingga dapat teridentifikasi masalah, kondisi, dan aktor yang mendukung keberhasilan dan menghambat kegagalan suatu kebijakan

2.      Kepatuhan (taat asas)

Melihat sejauh mana pelaksanaan program dan kebijakan sesuai dengan standar dan prosedur yang telah ditetapkan

3.      Audit

Menilai apakah output kegiatan benar-benar sampai kepada kelompok sasaran kebijakan, atau justru terjadi penyimpangan

4.      Akunting

Menggambarkan adanya dampak sosio – ekonomi bagi masyarakat akibat adanya kebijakan tersebut.

5.      Review

Hasil evaluasi merupakan masukan bagi penyempurnaan kebijakan, sehingga instansi pemerintah dapat meningkatkan efektifitas program sehingga meningkat pula kepuasan masyarakat

B.     Strategi bagi keberhasilan pengukuran kinerja

       Pengukuran kinerja merupakan alat yang bermanfaat, karena melalui pengukuran kinerja dapat dilakukan proses penilaian terhadap pencapaian tujuan yang sudah ditetapkan, dan pengukuran kinerja dapat memberikan penilaian (justifikasi) yang objektif dalam pengambilan keputusan organisasi. Jadi pengukuran kinerja dapat dapat membantu meningkatkan kualitas kegiatan dan menurunkan biaya yang timbul dari kegiatan-kegiatan pemerintah.

C.     Sistem pelaksanaan, pemantauan dan pengawasan

1.      Sistem pelaksanaan

       Sistem pelaksanaan renstra membahas cara how mencapai tujuan dan sasaran what, when, oleh karenanya merupakan faktor yang sangat penting dalam mewujudkan visi dalam kerangka misi organisasi.

Cara mencapai tujuan dan sasaran adalah dalam bentuk strategi yang selanjutnya diperinci ke dalam kebijakan, program operasional dan kegiatan.

Strategi bersifat menerjemahkan pemikiran (rencana) kepada tindakan operasional sehari-hari dari seluruh komponen organisasi karena memperjelas makna dan hakikat renstra, antisipasi keadaan/lingkungan yang akan datang, memberikan arah dan dorongan kepada pelaksana, memberikan kesatuan pandang dan merupakan alternatif cara yang terbaik dalam mencapai tujuan, mempermudah pengelolaan organisasi berdasarkan kemampuan internal organisasi.

Oleh karena itu perlu komitmen puncak dan dituangkan dalam kebijakanyang berbentuk pengaturan-pengaturan (produk hukum) yang melandasi penyelenggaraan kerja bagi seluruh unit kerja dibawahnya terutama dalam hal menyusun Standar Operasional Procedure (SOP) yang meliputi prosedur pelaksanaan, instruksi kerja, maupun standar/tolok ukur.

Komitmen pimpinan menjelaskan secara gamblang kepada seluruh staf mengenai outcome organisasi yang harus dicapai dengan jalan memberikan pandangan kedepan (visi), nilai-nilai organisasi, faktor-faktor keberhasilan, tujuan dan sasaran, strategi operasional, sistem-sistem, prosedur-prosedur maupun metodologi yang dianut, dan lain sebagainya. Komitmen tersebut dituangkan dalam  :

a.       Kebijakan

Kebijakan adalah pedoman pelaksanaan bagi tindakan-tindakan tertentu berdasarkan strategi pencapaian tujuan dan sasaran. Kebijakan pimpinan dalam bentuk pengaturan – pengaturan di bidang publik, teknis, alokasi sumber daya organisasi, pelayanan masyarakat, antara lain meliputi :

1)      Wewenang/tanggung jawab nanajemen

2)      Dokumentasi berbagai sistem kerja bagi setiap level manajemen

3)      Sistem komunikasi internal maupun eksternal

4)      Pengadaan (procurement)

5)      Pengendalian proses agar output sesuai rencana atau standar

6)      Inspeksi, pengujian dan tindakan koreksi maupun pencegahan

7)      Pelatihan staf untuk meningkatkan kemampuan maupun ketekunan

8)      Jaminan pelayanan prima (kebijakan publik)

9)      Perlu check list kelengkapan peraturan organisasi

b.      Program operasional organisasi

Program kerja operasional merupakan proses bagi penentuan jenis dan jumlah sumber daya yang diperlukan dalam rangka pelaksanaan renstra. Karena merupakan suatu proses maka sifat program kerja antara lain :

1)      Merupakan penjabaran rinci tentang langkah-langkah yang yang diambil untuk menjabarkan kebijaksanaan

2)      Jangka menengah dan jangka panjang antara 3-5 tahun juga dapat bersifat tahunan

3)      Melekat pada setiap fungsi dari organisasi.

c.       Kegiatan Organisasi

Kegiatan merupakan segala sesuatu yang harus dilakukan oleh unit-unit kerja organisasi dalam rangka merealisasikan program kerja operasionalnya. Kegiatan/aktifitas sifatnya konkrit dan merupakan jantung kehidupan keseharian organisasi dalam arti menjadikan organisasi tetap berdenyut. Karena bersifat konkrit maka dalam merumuskan kegiatan harus SMART yakni specific, measurable, aggresive but attainable, result oriented dan time bound dan biasanya disebut dengan lembaran kerja. Untuk memudahkan dalam pelaksanaannya maka masing-masing kegiatan dilengkapi dengan instruksi kerja yang berfungsi sebagai manual lengkap dengan unsur-unsur SMART tersebut. Hal tersebut dalam rangka menegakkan asas disiplin terhadap apa yang dieumuskan Renstra.

2.      Sistem Pemantauan

       Pemantauan adalah proses untuk mengetahui adanya kesesuaian atau penyimpangan antara pelaksanaan dengan rencana dalam rangka mencapai tujuan atau sasaran organisasi. Adapun fungsi pemantauan adalah untuk :

a.       Mengetahui tingkat kepatuhan (compliance) dalam rangka asas disiplin.

b.      Dapat dilakukan auditing terhadap penggunaan sumber daya dan tingkat output/pelayanan yang tercapai.

c.       Memperoleh informasi dalam rangka membantu untuk menghitung (accounting) adanya perubahan sosial ekonomi sebagai dampak outcome daripada suatu program/kegiatan organisasi.

d.      Menghasilkan informasi yang menjelaskan mengapa outcome dari program/kegiatan berhasil atau mengalami kegagalan.

Pemantauan yang efektif memerlukan :

a.       Spesifikasi atau standar dari suatu program atau kegiatan.

b.      Adanya ketentuan mengenai toleransi.

c.       Prosedur pengumpulan informasi untuk umpan balik (feedback) dan umpan kedepan (feed forward).

Oleh karena itu, sistem pemantauan terdiri atas subsistem :

a.       Pencatatan (recording) atas segala pelaksanaan kerja maupun tindakan berdasarkan atas rencana yang ditetapkan

b.      Pelaporan (reporting) terhadap hasil pencatatan termasuk adanya penyimpangan terhadap rencana (maupun standar) lengkap dengan rencana tindakan yang diusulkan.

c.       Tanggapan (responds) dari pihak atasan dari penanggungjawab pelaksanaan kerja yang bersangkutan sehingga pelaksanaan program/kegiatan tetap terus berlangsung.

       Pencatatan, pelaporan maupun tanggapan dilakukan secara berkala dengan tenggang waktu sesuai dengan tingkat hierarki manajemen yang bertanggungjawab, apakah bulanan, tri wulan, semester, atau tahun. Untuk melakukan pemantauan ini dibutuhkan standar. Standar dapat disusun berdasarkan atas kesepakatan, pengalaman, referensi atau oleh, hasil R&D sendiri.

       Sebenarnya sangat sedikit standar yang dikategorikan wajib dari sudut hukum, tetapi pertimbangan efektivitas dan efisiensi membuatnya sebagai hal yang wajib. Diantara standar berbobot hukum yang sedikit jumlahnya tersebut adalah yang bersifat membahayakan keselamatan umum (obat, racun, bahan bakar, dsb).

       Tanggapan terhadap laporan pemantauan dapat bersifat tindakan koreksi atau pencegahan. Tindakan koreksi terutama apabila timbul klaim atau keluhan dari pelanggan internal maupun eksternal. Penanggulangan diawali dengan penyelidikan terhadap masalah, analisis untuk mencari jalan keluar, kemudian disusun rencana tindakan dan implementasinya Plan, Do, Check and Action (PDAC). Hasil dilaporkan kepada atasan langsung dari yang bersangkutan. Tindakan pencegahan dilakukan dengan prosedur yang sama, bilamana perlu tindakan yang diambil adalah bersifat preventif misalnya dengan mengubah prosedur (SOP). Semua tindakan koreksi maupun pencegahan didokumentasikan agar dapat dipantau (dimonitor) efektivitasnya melalui PICA (Problem Identification Corrective Action); fungsi ini perlu diletakkan pada salah satu komponen organisasi yang sesuai; dan apabila diperlukan tindakan-tindakan tersebut harus dibahas secara berkala dalam manajemen.

3.      Sistem Pengawasan

       Pengawasan diselenggarakan secara sistematis dan objektif untuk menemukan apakah :

a.       Informasi mengenai jalannya kegiatan/program dan keuangan telah dilakukan secara akurat dan dapat dipercaya.

b.      Resiko terhadap organisasi sudah dapat diidentifikasi serta dilakukan tindakan-tindakan untuk meminimumkannya.

c.       Peraturan perundang-undangan yang berlaku maupun ketentuan organisasimengenai prosedur kerja serta instruksi kerja

d.      Standar yang ada telah diikuti.

e.       Sumber Daya Organisasi digunakan secara efisien dan bertanggungjawab.

f.       Tujuan dan  sasaran Renstra telah tercapai.

       Kesemuanya ini dimaksudkan untuk membantu masing-masing unit kerja organisasi supaya dapat melaksanakan tugasnya secara efektif (Greg Hutchins, 1992).

       Pengawasan seharusnya dilakukan oleh unit organisasi yang berdiri bebas dan terdiri dari para profesional yang sanggup memberikan saran jalan keluar pemecahan masalah baik yang bersifat koreksi maupun pencegahan.

       Pengawasan dilakukan minimal dua kali dalam setahun, kecuali pada kegiatan-kegiatan atau pada program-program yang menurut laporan pemantauan mengandung banyak penyimpangan. Dengan pengertian demikian maka pengawasan yang berhasil apabila mampu menimbulkan hal-hal prinsipil sebagai berikut :

a.       Kreatifitas dan semangat berkompetisi

b.      Pelayanan yang murah meriah

c.       Outcome organisasi yang mengakibatkan terbukanya lapangan kerja.

d.      Kepuasan pelanggan dan stakeholder

e.       Pelanggan (masyarakat) duduk pada “kemudi” organisasi.

f.       Kemajuan yang terus menerus (continuous improvement).

g.      Fleksibilitas/luwes dalam menghadapi perubahan

h.      Learning organization.

i.        Standar atau tolok ukur pada setiap kegiatan.

j.        Semua kegiatan organisasi dapat menjadi SMART.

k.      Pemberdayaan staf terutama bagi kemajuan mereka.

l.        Mengeliminasi pemborosan.

m.    Menegakkan akuntabilits.

       Langkah-langkah yang diperlukan untuk mengembangkan sistem pengewasan internal antara lain sebagai berikut :

a.       Tentukan sasaran, tujuan dan lingkup pengawasan

b.      Identifikasi komitmen (kebijakan) pimpinan organisasi sebagai landasan utama

c.       Tunjuk penanggungjawab pengawasan dan batasan wewenang untuk mengambil tindakan

d.      Susun perencanaan secara menyeluruh

e.       Tentukan kriteria, parameter, dan batasan kegiatan yang harus ketat diawasi

f.       Buat dan dokumentasikan seluruh rencana, prosedur, dan instruksi kerja pengawasan

g.      Identifikasi sumber daya dan personel pengawasan yang tepat

h.      Susun prioritas, rencana pelaksanaan, dan laksanakan pengawasan

i.        Dokumentasi temuan

j.        Laporkan hasil temuan kepada pimpinan yang bertanggung jawab terhadap kegiatan yang telah dilakukan pengawasan untuk memperoleh perhatian dan follow up

k.      Ambil tindakan koreksi atau pencegahan atas ketidakefisienan yang diidentifikasi sewaktu pelaksanaan pengawasan

l.        Berikan penilaian atas tindakan koreksi yang pernah dilakukan

m.    Berikan penilaian atas tindakan pencegahan yang pernah dilaksanakan

n.      Berikan penilaian keefektifan sistem/prosedur yang berlaku selama ini dan identifikasi kemungkinan penyempurnaannya.

BAB III

KESIMPULAN

       Evaluasi terhadap program hanya dilakukan untuk mencari jawaban akan outcome yang dihasilkan, sedangkan evaluasi terhadap kebijakan mungkin saja sampai dampak (impact) yang terjadi.

       Pengukuran kinerja merupakan alat yang bermanfaat, karena melalui pengukuran kinerja dapat dilakukan proses penilaian terhadap pencapaian tujuan yang sudah ditetapkan, dan pengukuran kinerja dapat memberikan penilaian (justifikasi) yang objektif dalam pengambilan keputusan organisasi.

       Cara mencapai tujuan dan sasaran adalah dalam bentuk strategi yang selanjutnya diperinci ke dalam kebijakan, program operasional dan kegiatan. Strategi bersifat menerjemahkan pemikiran (rencana) kepada tindakan operasional sehari-hari dari seluruh komponen organisasi karena memperjelas makna dan hakikat renstra, antisipasi keadaan/lingkungan yang akan datang, memberikan arah dan dorongan kepada pelaksana, memberikan kesatuan pandang dan merupakan alternatif cara yang terbaik dalam mencapai tujuan, mempermudah pengelolaan organisasi berdasarkan kemampuan internal organisasi.

       Pemantauan adalah proses untuk mengetahui adanya kesesuaian atau penyimpangan antara pelaksanaan dengan rencana dalam rangka mencapai tujuan atau sasaran organisasi.

      Pengawasan dilakukan minimal dua kali dalam setahun, kecuali pada kegiatan-kegiatan atau pada program-program yang menurut laporan pemantauan mengandung banyak penyimpangan.

DAFTAR PUSTAKA

Akdon (2006). Strategic Management For Educational Management . Bandung.  Alfabeta